En la era digital, los correos electrónicos siguen siendo una herramienta fundamental para la comunicación profesional. Un correo electrónico bien escrito puede ayudarte a causar una buena impresión, establecer relaciones de confianza y lograr tus objetivos.
Sin embargo, escribir correos electrónicos profesionales puede ser un reto. A continuación, te presentamos una guía completa con consejos prácticos para que puedas escribir correos electrónicos claros, concisos y que transmitan tu mensaje de forma efectiva.
En este artículo veremos:
Qué hacer antes de escribir
1. Define tu objetivo: ¿Qué quieres lograr con este correo electrónico? ¿Informar, solicitar información, pedir ayuda, etc.? Ten claro tu objetivo antes de empezar a escribir.
2. Elige el destinatario adecuado: Asegúrate de enviar el correo electrónico a la persona correcta. Si no estás seguro de quién es la persona responsable, investiga un poco o pregunta a tus colegas.
3. Investiga el contexto: Si es necesario, investiga sobre el tema del correo electrónico y sobre la persona a la que lo vas a enviar. Esto te ayudará a escribir un mensaje más preciso y relevante.
Cómo estructurar el contenido de tus correos electrónicos profesionales
1) Asunto claro y conciso: El asunto debe ser breve y informativo, y debe reflejar el contenido del correo electrónico.
2) Saludo formal: Utiliza un saludo formal, como «Estimado/a Sr./Sra./Srta. [Apellido]». Si no conoces el nombre del destinatario, puedes usar «Estimado/a Sr./Sra.».
3) Introducción: En la introducción, presenta el tema del correo electrónico y explica brevemente por qué escribes.
4) Cuerpo del mensaje: El cuerpo del mensaje debe ser claro, conciso y organizado. Divide el texto en párrafos cortos y utiliza frases concisas.
5) Cierre: En el cierre, resume el mensaje y haz una llamada a la acción, si es necesario.
6) Despedida formal: Despídete con una frase formal, como «Atentamente» o «Cordialmente».
Aspectos formales a incluir
Es fundamental revisar cuidadosamente la ortografía y la gramática de tus correos electrónicos antes de enviarlo. Un correo electrónico con errores ortográficos o gramaticales puede dar una mala impresión y restar profesionalidad a tu mensaje.
- Utiliza un corrector ortográfico y gramatical para detectar errores.
- Lee en voz alta tu correo electrónico antes de enviarlo para detectar errores que el corrector automático no haya detectado.
- Si no estás seguro de la ortografía o la gramática de una palabra, consulta un diccionario o una fuente fiable.
Utiliza un formato claro y legible para que tus correos electrónicos sea fácil de leer. Algunos consejos para mejorar el formato:
- Usa un tamaño de fuente adecuado (entre 11 y 12 puntos).
- Utiliza interlineado sencillo o doble para que el texto no sea demasiado compacto.
- Utiliza márgenes adecuados (alrededor de 2,5 cm) para que el texto no esté demasiado apretado.
- Divide el texto en párrafos cortos para que sea más fácil de leer.
- Usa viñetas o listas numeradas para enumerar información.
- No uses colores llamativos ni formatos extravagantes.
Ideas principales para tener en cuenta
En definitiva, dominar el arte de la escritura profesional en el ámbito laboral te abrirá las puertas al éxito. Tus correos electrónicos impecables, tus informes claros y concisos, y tu capacidad para expresarte con seguridad y aplomo en cualquier situación te destacarán entre tus compañeros y te posicionarán como un profesional íntegro y confiable.
Recuerda que la comunicación profesional es una herramienta poderosa que te permite:
- Construir relaciones sólidas y duraderas.
- Impulsar tu carrera profesional.
- Demostrar tu talento y tus habilidades.
- Lograr tus objetivos de forma eficaz.
Invierte tiempo en desarrollar tus habilidades comunicativas. Practica la escritura formal, participa en cursos y talleres, y busca oportunidades para hablar en público. Cada esfuerzo que hagas en este sentido te acercará a tus metas y te ayudará a alcanzar el éxito profesional que anhelas.
